Proof of Delivery
Een levering lijkt simpel. Een pakket gaat mee, wordt afgegeven en krijgt de status “geleverd”. Maar in de praktijk stopt het daar niet. Want wat als een klant aangeeft dat er niets is ontvangen? Leveringen gebeuren overdag, maar net zo goed ’s avonds of ’s nachts. Denk aan nachtleveringen, afleveringen bij een magazijndeur, een drop-off op een afgesproken plek. Wat als er twijfel ontstaat over het moment, de locatie of de staat van de zending?
Daar begint het verschil tussen afleveren en bewijzen.
Wat Proof of Delivery écht betekent
Proof of Delivery (POD) is het moment waarop je vastlegt dat een zending daadwerkelijk is overgedragen. Niet op basis van aannames of losse berichten, maar met bewijs dat direct terug te vinden is.
Dat bewijs kan bijvoorbeeld bestaan uit een foto bij aflevering, een handtekening, GPS-locatie en tijdstip, of een korte notitie als er iets afwijkt. Alles wordt gekoppeld aan de specifieke zending en op het moment zelf geregistreerd.
Daardoor hoef je niet achteraf te reconstrueren wat er gebeurd is. Je kunt het direct terugzien. Feiten in plaats van herinneringen.
Waar het in de praktijk vaak misgaat
Zonder goed ingerichte Proof of Delivery ontstaat ruis. Een klant zegt dat er niets is ontvangen, een chauffeur weet zeker van wel, en intern begint het zoeken.
Mails worden doorgespit. Apps worden nagekeken. Papieren bonnen worden erbij gepakt. Ondertussen kost het tijd, loopt de frustratie op en blijft het echte antwoord te lang onduidelijk.
Het probleem zit zelden in de levering zelf. Het zit in het ontbreken van eenduidig bewijs.
“Een levering zonder bewijs is een discussie die nog moet beginnen.”
Duidelijkheid op het moment van overdracht
Met Proof of Delivery voorkom je die ruis. Bij aflevering wordt direct geregistreerd wat er is geleverd, wanneer, door wie en op welke locatie. Alles wordt vastgelegd op het moment van overdracht en direct gekoppeld aan de zending. Daardoor is de verantwoordelijkheid helder. Ontstaat er een afwijking, dan kun je snel handelen. Niet op gevoel, maar op basis van wat daadwerkelijk is vastgelegd.
Zo wordt “geleverd” niet alleen een status, maar een feit. En dat geeft rust in de operatie én vertrouwen richting de klant
