Van magazijn naar manifest
Een magazijn stopt niet bij voorraad. Ook het laden van pakketten is voor chauffeurs een belangrijk proces. Juist daar ontstaan fouten die pas zichtbaar worden wanneer een klant al zit te wachten. Op dat moment is corrigeren lastig en kost het vaak meer tijd en energie dan nodig was geweest.
Het laadproces is het moment waarop alles samenkomt. Pakketten moeten kloppen, routes moeten logisch zijn en chauffeurs moeten precies weten wat ze meenemen. Als dit proces niet strak is ingericht, ontstaat er ruimte voor aannames. En waar aannames ontstaan, volgen discussies achteraf, ontbrekende zendingen en onduidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is.
Het laadproces vastleggen aan de bron
Daarom hebben we het laadproces vastgelegd in een systeem. Chauffeurs registreren zich via een aanmeldzuil en krijgen een scanner mee voordat ze gaan laden. Tijdens het laden wordt per pakket geregistreerd of het meegaat of wordt afgeboekt. Afboeken gebeurt bewust en direct, bijvoorbeeld wanneer een wagen vol is, een pakket schade heeft of er een incident optreedt. Dit wordt vastgelegd op het moment zelf, niet achteraf op basis van herinneringen.
Ontstaat er een manco of afwijking, dan wordt dit direct geregistreerd als incident. Ook last-minute wijzigingen blijven beheersbaar. Een pakket eruit halen, een extra zending meenemen of een route aanpassen wordt meteen verwerkt en blijft volledig traceerbaar. Zo blijft het proces controleerbaar, ook wanneer de planning onder druk staat.
Van laden naar manifest
Na het laden wordt automatisch een manifest opgebouwd. Dit manifest geeft in één overzicht weer wat er onderweg is en wat bewust is achtergebleven. Chauffeurs, planners en coördinatoren werken allemaal met dezelfde informatie, waardoor misverstanden en losse lijstjes verdwijnen. Rapportages geven inzicht in afboekingen, incidenten en terugkerende knelpunten, zodat structurele problemen zichtbaar worden in plaats van verstopt blijven in de operatie.
“Vertrouwen onderweg begint bij een kloppend laadmoment.”
Duidelijkheid voorkomt herstelwerk
Net als bij voorraadbeheer geldt ook hier: duidelijkheid tijdens het proces voorkomt gedoe achteraf.
